Integritetspolicy

Integritetspolicy

 

  1. Inledning

    Sveriges Exportkontrollförening (Nedan kallad även Exportkontrollföreningen och Föreningen) är mån om att följa gällande lagstiftning och värna om den personliga integriteten. Det är viktigt för Exportkontrollföreningen att de som lämnar uppgifter till Föreningen är trygga vad gäller vår behandling av personuppgifter.

    Denna integritetsskyddspolicy gäller för alla som på något sätt nyttjar Exportkontrollföreningens tjänster eller på annat sätt har kontakt med Föreningen. I policyn anges hur och varför Exportkontrollföreningen behandlar personuppgifter och vilka rättigheter som finns enligt gällande personuppgiftslagstiftning.

  2. Personuppgift

    En personuppgift är all information som direkt, eller indirekt, kan hänföras till en fysisk levande person. Exempel på detta är bl.a. namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer och företag.

  3. Behandling av personuppgift

    Begreppet “behandling” är brett och omfattar det mesta man kan göra med en personuppgift. Allt från insamling och lagring till ändring, användning eller radering utgör “behandling”.

  4. Insamling av personuppgift

    Exportkontrollföreningen är angelägen om att inte samla in mera personuppgifter än vad som är nödvändigt för att kunna utföra sin verksamhet och tillhandahålla sina tjänster.

    Exportkontrollföreningen samlar in personuppgifter på följande sätt.

    Uppgifter som lämnas till Föreningen

    Exportkontrollföreningen samlar in och behandlar personuppgifter som lämnas till Föreningen, t.ex. i samband med besök på Föreningens webbplats, ansökan om medlemskap eller anmälan till kurser och andra arrangemang.

    Uppgifter som samlas in vid användande av Föreningens tjänster

    Vid användande av Föreningens tjänster registreras information om användningen. Denna information omfattar vilka tjänster som används, vilka sidor som besöks och beteendet på webbplatsen och kan omfatta t.ex. webbläsare, IP-adresser, cookies och identifieringsfiler.

    Deltagaruppgifter och provresultat vid deltagande i Exportkontrollföreningens utbildning Certified Export Control Manager (CECM) registreras.

    Uppgifter från andra källor

    Föreningen samlar även in uppgifter i de fall då en arbetsgivare har tecknat avtal med oss om till exempel utbildning och då har lämnat personuppgifter till oss, exempelvis för att kommunikation med anledning av avtalet ska ske eller att tjänsten ska levereras till deltagaren på uppdrag av arbetsgivaren.

    I vissa fall kan Föreningen inhämta information från andra källor t.ex. samarbetspartners och andra leverantörer. Föreningen kan även i vissa fall samla in och uppdatera adressuppgifter via tredje parts tjänster för adressuppdatering.

    Vid deltagande i Exportkontrollföreningens kurser, seminarier och andra arrangemang kan inspelning eller fotografering förekomma.

  5. Skäl för behandling av personuppgifter

    Exportkontrollföreningen måste behandla personuppgifter för att Föreningen ska kunna tillhandahålla sina tjänster.

    Personuppgifter behandlas i huvudsak för att

    1. administrera och tillhandahålla Föreningens tjänster,
    2. hantera kundtjänstärenden och övriga förfrågningar,
    3. lämna information om Föreningens tjänster samt
    4. förbättra Föreningens tjänster, exempelvis genom att undersöka och utvärdera kundnöjdheten eller marknaden.

  6. Laglig grund för behandling av personuppgifter

    För att få behandla personuppgifter krävs det att det finns en laglig grund för detta. Exportkontrollföreningen behandlar personuppgifter på följande grunder.

    1. Då personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att Föreningen ska kunna fullgöra ett avtal t.ex. tillhandahållande eller administration av en beställd tjänst.
    2. Då personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse t.ex. bokföringsskyldighet
    3. Då Föreningen har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter t.ex. för att kunna besvara förfrågningar om tjänster eller kommunicera med medlem eller beställare.
    4. Då personuppgiftsbehandlingen är tillåten på grund av lämnat samtycke till den.

  7. Arkiveringstid

    Personuppgifter behandlas endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål de samlats in för – exempelvis så länge det krävs för att Föreningen ska kunna fullfölja de skyldigheter som vi har med anledning av ett avtal. Uppgifterna kan sparas längre om det krävs enligt lag eller för att bevaka Föreningens rättsliga intressen.

    Personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.

  8. Delning av insamlade uppgifter

    Exportkontrollföreningen är mycket restriktiv med att dela personuppgifter och gör detta endast om det är nödvändigt för att fullfölja sitt ändamål och driva sin verksamhet.

    Föreningen delar personuppgifter med det företag som anlitas för administration av Föreningen, Advokatfirman Höök Spector, Drottninggatan 2, Box 189 65, 751 49 Uppsala, för att kunna utföra administration av Föreningen.

    Föreningen delar även personuppgifter med sin ekonomikonsult, Piraya Redovisning AB, Brännkyrkagatan 37, Box 17071, 104 62 Stockholm, för att kunna ställa ut fakturor och utföra bokföringsåtgärder i samband med medlemskap och kursanmälningar.

    Föreningen delar också personuppgifter med det tryckeri som anlitas, Gefabgruppen AB, Götlundagatan 10, 124 71 Bandhagen, för att kunna tillhandahålla dokumentation i samband med seminarier och kurser.

    Dessa bolag som mottar uppgifter är personuppgiftsansvariga för behandling av personuppgifterna för angivna ändamål.

    Föreningen kan komma att dela personuppgifter med företag och leverantörer som tillhandahåller tjänster för att t.ex. hantera utskick, kommunicera erbjudanden, tillhandahålla IT-system och genomföra kundanalyser. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt Föreningens instruktioner och får inte använda uppgifter för egna ändamål.

    Föreningen kan även komma att dela de personuppgifter som är nödvändiga för att fastställa, göra gällande och utöva Exportkontrollföreningens rättsliga intressen, exempelvis med inkassobolag.

    Vi kan också komma att dela personuppgifter om det följer av lag eller begäran från myndighet, exempelvis vissa uppgifter till Skatteverket.

  9. Område för behandling av uppgifterna

    Som regel behandlas insamlade personuppgifter endast inom EU. För det fall att Föreningen skulle komma att använda sig av tjänsteleverantörer som överför personuppgifter till länder utanför EU och EES kommer Föreningen att vidta åtgärder för att skydda personuppgifterna i enlighet med tillämpliga lagkrav, exempelvis genom att kräva garantier om att leverantören skyddar uppgifterna i enlighet med gällande dataskyddsregler.

  10. Rättigheter för den registrerade

    Rättelse och tillgång till personuppgifter

    En registrerad har rätt att när som helst begära rättelse av felaktiga uppgifter eller ändra de personuppgifter lämnats.

    En registrerad har också rätt att ta del av personuppgifter som insamlats. Detta görs genom att begära ett så kallat registerutdrag.

    Återkallelse av samtycke med framtida verkan

    Om personuppgifter behandlas på den rättsliga grunden samtycke föreligger rätt att när som helst återkalla samtycket avseende framtida behandling.

    Motsättande av behandling

    Det föreligger en rätt att motsätta sig behandling som utförs med stöd av en intresseavvägning.

    Radering

    Under vissa omständigheter föreligger en rätt att få personuppgifter raderade. Detta gäller dock inte om Föreningen är skyldiga att bevara uppgifterna, exempelvis enligt lag.

    Begränsning av behandling

    Det föreligger en rätt att begära att behandlingen av personuppgifter begränsas. Om en sådan begränsning begärs kan det dock medföra att Föreningen inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter under den tid behandlingen begränsats.

    Dataportabilitet

    För det fall att flyttning av uppgifter från oss begärs föreligger en rätt att få en kopia på  personuppgifterna samlade i ett strukturerat, maskinläsbart format (rätt till dataportabilitet). Denna rätt omfattar endast uppgifter som har lämnats till oss.

  11. Särskilt om cookies

    I samband med besök på Exportkontrollföreningens hemsida används cookies. Närmar om hur vi använder cookies finns angivet på vår hemsida, www.exportkontrollforeningen.se.

  12. Klagomål

    Den som är missnöjd med Exportkontrollföreningens sätt att behandla personuppgifter hänvisas i första hand kontakta Föreningen på info@exportkontrollforeningen.se.

    Den som är missnöjd med Exportkontrollföreningens sätt att hantera klagomål på kan också framföra klagomål till behörig tillsynsmyndighet, för närvarande Datainspektionen.

  13. Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

    Om inte annat anges är det Sveriges Exportkontrollförening, org. nr 802462-7575, c/o Advokatfirman Höök Spector, Drottninggatan 2, Box 1965, 751 49 som har ansvaret för behandlingen personuppgifterna.

    Dataskyddsombud är Mattias Lövensjö, styrelseledamot i Exportkontrollföreningen, Sandvik AB, E-post: mattias.lovensjo@sandvik.com

  14. Ändringar i integritetsskyddspolicyn

    Exportkontrollföreningen förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetsskyddspolicy. Den senaste versionen finns alltid på vår hemsida. Vid uppdateringar som är av avgörande betydelse för vår behandling av personuppgifter kommer detta att kommuniceras särskilt.